Ce este REVISAL-ul?

In contextul legislativ din Romania, mentinerea unui registru precis al angajatilor nu este doar o recomandare, ci o obligatie legala. REVISAL, sau Registrul General de Evidenta a Salariatilor, reprezinta instrumentul digital esential prin care angajatorii isi indeplinesc aceasta obligatie. Utilizarea acestui sistem informatizat contribuie la transparenta si eficienta gestionarii relatiilor de munca, fiind in acelasi timp un aliat al conformitatii legale.

Functioneaza ca un registru digital, inlocuind vechile carnete de munca, cunoscute si sub denumirea de "carti de munca". Acesta include detalii despre toate aspectele legate de contractele de munca, cum ar fi:

• Noi angajari: inregistrarea contractelor de munca.
• Data angajarii: ziua in care angajatul a inceput activitatea.
• Functia/Ocupatia: conform specificatiilor din Clasificarea Ocupatiilor din Romania.
• Tipul contractului individual de munca: precizari despre natura contractuala (pe durata determinata nedeterminata, etc.).
• Salariul: suma convenita pentru remunerarea muncii.
• Modificari ale contractelor: actualizari privind schimbarile conditiilor de munca (salariu, norma, functia, tip contract, etc.)
• Sporurile si cuantumul acestora: detalii despre suplimentele salariale acordate.
• Perioade si cauzele de suspendare a contractului de munca: motivele si durata oricaror intreruperi ale activitatii.
• Perioada detasarii: durata in care angajatul este detasat la alta firma.
• Incetari ale raporturilor de munca: documentarea incetarii contractelor de munca.

Astfel, ReviSal ofera o evidenta centralizata si eficienta a tuturor informatiilor legate de angajare intr-un format digital accesibil. Pentru a accesa ReviSal, este necesar ca angajatorii sa descarce aplicatia direct de pe site-ul Inspectiei Muncii. Descarcarea nu implica niciun cost si este accesibila tuturor angajatorilor interesati de utilizarea acestui instrument digital. Dupa instalare, REVISAL ofera posibilitatea de a gestiona informatiile despre angajati intr-un mod structurat si protejat, contribuind la conformitatea cu legislatia muncii si la o administrare mai eficace a datelor de personal.

In plus, fata de versiunea standard a aplicatiei REVISAL, angajatorii pot opta sa integreze functionalitatile sistemului in propriile aplicatii informatice de gestiune a resurselor umane. Aceasta ofera flexibilitate organizatiilor care au deja sisteme informatice proprii si doresc sa asigure o integrare fluida cu REVISAL pentru o gestionare si mai eficienta a evidentei salariatilor.

Obligativitatea angajatorilor de a infiinta Registrul de Evidenta a Salariatilor

Conform legislatiei romanesti, fiecare angajator este obligat sa intocmeasca si sa actualizeze un registru de evidenta a salariatilor. Acest registru trebuie sa fie transmis electronic prin sistemul REGES inainte de inceperea activitatii de catre orice angajat nou.

Angajatorii sunt de mai multe categorii:

a) Persoane fizice sau juridice de drept privat - Aceasta categorie cuprinde toate entitatile de afaceri private, indiferent daca au sau nu statutul de utilitate publica. Astfel, fie ca vorbim despre firme mici, intreprinderi mijlocii sau corporatii mari, toate sunt obligate sa urmeze aceasta prevedere legala.

In contextul legii romanesti privind REVISAL, termenul „persoane fizice” se refera la indivizii care angajeaza personal in calitate de angajatori. Acest lucru poate include, de exemplu, persoane care angajeaza asistenti personali, ingrijitori, menajere sau alte tipuri de angajati in gospodariile private.

Acest criteriu subliniaza universalitatea obligatiei, fiind aplicabila tuturor structurilor de afaceri private fara exceptie, ceea ce asigura un standard unitar in cadrul practicilor de munca.

b) Institutii/autoritati publice si alte entitati juridice - Aceasta sectiune include organizatii din sectorul public, autoritati guvernamentale si alte entitati care angajeaza personal pe baza unui contract individual de munca. Prin includerea acestor institutii, legea se asigura ca si sectorul public este pe deplin responsabil pentru mentinerea unei evidente corecte si transparente a angajatilor.

Hotararea nr. 905 din 14 decembrie 2017

Articolul 1
a) persoane fizice sau juridice de drept privat, indiferent daca au sau nu statutul de utilitate publica;

b) institutii/autoritati publice/alte entitati juridice care angajeaza personal in baza unui contract individual de munca.>

Cine completeaza si transmite registrul general de evidenta a salariatilor?

Articolul 34^1
(1) Fiecare angajator are dreptul de a-si organiza activitatea de resurse umane si salarizare in urmatoarele moduri:
a) prin asumarea de catre angajator a atributiilor specifice;

b) prin desemnarea unuia sau mai multor angajati carora sa le repartizeze, prin fisa postului, atributii privind activitatea de resurse umane si salarizare;

c) prin contractarea unor servicii externe specializate in resurse umane si salarizare.

(2) Serviciile externe specializate in resurse umane si salarizare vor fi coordonate de catre un expert in legislatia muncii.

a) Asumarea atributiilor specifice de catre angajator

Aceasta optiune permite angajatorului sa-si asume direct responsabilitatile legate de gestionarea resurselor umane si salarizare. In acest caz, angajatorul poate decide sa nu delege atributiile catre alte persoane si sa se ocupe personal de toate aspectele administrative si legale care privesc angajatii. Acest model este adesea preferat de proprietarii de afaceri mici sau de start-up-uri, unde numarul de angajati este limitat si gestionarea lor nu justifica angajarea de personal suplimentar sau externalizarea serviciilor. Avantajele includ control total asupra proceselor de resurse umane si costuri posibil reduse. Totusi, acest lucru necesita cunostinte adecvate in legislatia muncii si in procedurile de HR pentru a evita erorile legale.

b) Desemnarea unuia sau mai multor angajati

Angajatorii pot alege sa desemneze unul sau mai multi angajati existenti pentru a prelua atributiile legate de resurse umane si salarizare. Acest lucru implica repartizarea de responsabilitati specifice prin fisa postului acestora, asigurandu-se ca persoanele selectate au competentele si resursele necesare pentru a gestiona aceste aspecte. Aceasta metoda este eficienta pentru companiile de dimensiuni medii, unde volumul de munca in resurse umane si salarizare este mai mare, dar nu suficient de amplu pentru a justifica externalizarea. Beneficiile includ focalizarea pe expertiza interna si construirea unei echipe de resurse umane care cunoaste in profunzime cultura si nevoile organizatiei.

c) Contractarea unor servicii externe specializate Pentru organizatiile care prefera sa nu aloce resurse interne pentru gestionarea resurselor umane si salarizare, o alternativa viabila este contractarea de servicii externe specializate. Aceasta implica externalizarea acestor functii catre firme de consultanta sau agentii de HR care ofera servicii profesionale in domeniu. Aceasta optiune este ideala pentru companii de orice marime care doresc sa-si concentreze resursele pe activitatile lor principale, delegand responsabilitatile de resurse umane unor experti. Avantajele includ accesul la expertiza de specialitate si reducerea riscurilor legale prin gestionarea profesionala a resurselor umane si salarizare.

Externalizarea completarii si transmiterii REGES

Asa cum am detaliat mai sus, o alternativa la gestionarea interna este externalizarea acestei responsabilitati. Angajatorii pot incheia contracte de prestari servicii cu prestatori autorizati, inregistrati la Inspectoratele Teritoriale de Munca. Este important de mentionat ca serviciile de completare si transmitere a REGES nu pot fi subcontractate. La incheierea unui astfel de contract, angajatorul trebuie sa informeze in scris inspectoratul teritorial de munca in termen de trei zile lucratoare, furnizand toate detaliile relevante despre prestator si perioada contractului.

Aceasta informare trebuie realizata printr-o adresa oficiala, care este intocmita de catre angajator si care trebuie sa contina urmatoarele elemente esentiale:

a) Denumirea Prestatorului de Servicii: acest detaliu trebuie sa indice clar numele complet al companiei sau al entitatii care a fost contractata pentru a presta serviciul de completare si transmitere a REGES. Este esential ca numele sa fie exact asa cum apare in documentele oficiale pentru a evita orice confuzie sau neconformitate.

b) Certificatul de Inregistrare al Prestatorului: angajatorul trebuie sa furnizeze o copie sau un numar al certificatului de inregistrare al prestatorului, eliberat de Registrul Comertului. Alternativ, poate fi furnizata dovada inregistrarii fiscale la organele competente. Aceste documente atesta legalitatea si legitimitatea prestatorului de a opera in cadrul juridic national si asigura conformitatea cu reglementarile in vigoare.

c) Data Contractarii Serviciului: este necesar sa se specifice data exacta cand a fost semnat contractul de servicii. Aceasta indica perioada de valabilitate a serviciului si asigura ca toate partile sunt la curent cu termenii colaborarii.

Cand angajatorii externalizeaza serviciile de completare si transmitere a datelor din Registrul General de Evidenta a Salariatilor, este important ca termenii contractuali sa fie precis definiti pentru a asigura conformitate si securitate. Iata cum ar trebui detaliate fiecare dintre principalele clauzele contractuale:

1. Restrictia privind Subcontractarea: contractele trebuie sa specifice explicit interdictia pentru prestator de a subcontracta responsabilitatile repartizate. Aceasta garanteaza ca controlul si gestionarea datelor raman direct sub supervizarea angajatorului.

2. Durata Contractului: clauzele trebuie sa indice clar data la care contractul intra in vigoare si cand acesta se incheie, facilitand astfel o tranzitie ordonata si o planificare eficienta a resurselor atat la inceput, cat si la finalul perioadei contractuale.

3. Aderenta la Instructiunile Furnizate: este esential ca prestatorul sa opereze strict conform instructiunilor oferite de angajator sau beneficiar, asigurandu-se ca toate activitatile se aliniaza la politicile companiei si la cerintele legislative.

4. Consolidarea Securitatii Datelor Personale: este necesar ca prestatorul sa instituie masuri de securitate tehnice si procedurale robuste, menite sa protejeze datele personale impotriva oricaror riscuri de compromitere. Aceste masuri trebuie sa fie suficient de solide pentru a impiedica distrugerea intentionata sau ilegala, pierderea datelor, modificarile neautorizate, dezvaluirile sau accesarile neautorizate.

5. Verificarea Competentelor si Integritatii Personalului Prestatorului: este esential ca prestatorul sa garanteze ca toti angajatii implicati in gestionarea registrului sunt nu doar bine pregatiti, dar si ca adera la standarde stricte de securitate si integritate in prelucrarea datelor. Acest lucru asigura ca intregul proces este desfasurat cu cea mai mare atentie si conformitate cu reglementarile aplicabile.

Important! Chiar si atunci cand angajatorii aleg sa externalizeze serviciile de intocmire, completare si transmitere a datelor in registru, acestia isi pastreaza intreaga responsabilitate pentru indeplinirea obligatiilor legale. Externalizarea acestor sarcini nu ii scuteste de raspunderea legala aferenta.

Procesul de transmitere online a Registrului General de Evidenta a Salariatilor

Transmiterea online a registrului se realizeaza online pe portalul Inspectiei Muncii https://reges.inspectiamuncii.ro/Cont/Autentificare?ReturnUrl=%2fPreluariRegistre iar autentificarea in portal se face in baza unui nume de utilizator si a unei parole. Vom detalia in cele ce urmeaza pasii pe care trebuie sa ii urmezi pentru a face transmiterea online.

1. Solicitarea si obtinerea credentialelor de acces- de catre angajator. Acest pas este necesar indiferent de modalitatea aleasa de angajator pentru gestionarea registrului: fie ca decide sa administreze aceste date intern, fie ca alege sa externalizeze acest serviciu printr-un contract cu o terta parte.

2. Eliberarea credentialelor de acces de catre Inspectoratul teritorial de munca aceste credentiale se elibereaza de catre inspectoratul teritorial de munca situat in zona in care angajatorul are sediul social sau domiciliul. Procesul de acordare a accesului necesita prezentarea unei serii de documente specifice la sediul inspectoratului:

a) Solicitare scrisa - angajatorul trebuie sa depuna o cerere oficiala pentru eliberarea numelui de utilizator si a parolei. Aceasta cerere trebuie sa fie formulata in mod clar si sa specifice necesitatea accesului la sistem.

b) Imputernicire - in situatia in care persoana care efectueaza aceasta cerere nu este reprezentantul legal al angajatorului, este necesara prezentarea unei imputerniciri semnate si stampilate de catre angajator. Acest document valideaza faptul ca persoana desemnata este autorizata sa actioneze in numele companiei pentru obtinerea accesului la sistem.

c) Copie a certificatului de inmatriculare - Se solicita o copie dupa certificatul de inmatriculare al companiei, pentru a verifica statutul legal al entitatii care solicita accesul.

d) Copie a actului de identitate al persoanei imputernicite - Este necesara prezentarea unei copii a documentului de identitate al individului imputernicit, pentru confirmarea identitatii si autoritatii acestuia.

Contraventii privind completarea si transmiterea Revisal

Inspectorii de munca sunt responsabili de constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor pentru angajatori, fie acestia persoane fizice sau juridice de drept privat, fie autoritati/institutii publice. Inspectorii de munca au dreptul sa efectueze inspectii in locurile de munca pentru a se asigura ca angajatorii respecta legislatia muncii si normele de sanatate si siguranta in munca.

Daca inspectorii de munca constata nereguli sau contraventii, ei pot aplica sanctiuni, cum ar fi amenzi sau alte masuri corective, in functie de gravitatea incalcarii si de legislatia locala aplicabila. Aceste sanctiuni pot varia in functie de natura incalcarii si pot include avertismente, amenzi sau chiar suspendarea activitatii angajatorului in cazurile grave sau repetate.

Exemple de fapte care sunt considerate contraventii:

• Netransmiterea registrului completat cu elementele contractului de munca, cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre un angajat - cu amenda de 20.000 lei pentru fiecare persoana identificata, fara a depasi valoarea cumulata de 200.00 lei - art. 260 alin. (1) lit. e^1 - Codul muncii.

• Refuzul de a pune la dispozitia inspectorului de munca documentele care au stat la baza inscrierilor efectuate in registrul privat/public - amenda de la 5.000 le la 8.000 lei - art.9 alin.(2) lit.b) - HG 500/2011.

• Completarea registrului public/privat de catre alte persoane decat cele nominalizate si care au aceste atributii mentionate in fisa postului - amenda de la 3.000 le la 6.000 lei - art. 9 alin. (3) lit. a) - HG 500/2011.

• Completarea registrului privat/public cu date eronate sau incomplete - amenda de la 3.000 lei la 6.000 lei - art. 9 alin. (3) lit. b) - HG 900/2011.

• Nerespectarea privind termenul de informare a inspectoratului teritorial de munca cu privire la prestatorii de servicii - amenda de la 3.000 lei la 6.000 lei - art. 9 alin. (3) lit. d) - HG 500/2011.

• Alterarea sau stergerea datelor din registrul privat/public - amenda de la 5.000 lei la 8.000 lei - art. 9 alin. (2) lit.g) - HG 500/2011.

• Refuzul angajatorilor de a elibera, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, un extras din registrul public/privat, in termen de cel mult 15 zile de la data solicitarii - amenda de la 300 lei la 1.000 lei - art. 9 alin. (5) - HG 500/2011.